Så här gör du en SWOT-analys i praktiken

Steg 1: Börja med en tydlig fråga

Börja inte med att analysera hela gården på en gång. Formulera i stället en fråga som är tillräckligt konkret för att ge riktning åt arbetet. I exemplet blir frågan: 

Ska vi investera i ett nytt lösdriftsstall med mjölkningsrobot? 

Frågan syftar till en första analys om hur läget är idag och om investeringsprocessen ska påbörjas. En tydlig fråga om vad som analyseras gör det lättare att avgöra vad som är relevant att ta med .

Steg 2: Samla styrkor, svagheter, möjligheter och hot

Sätt upp fyra rutor: styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Skriv ner det som kommer upp utan att värdera för hårt i början. Styrkor och svagheter handlar oftast om sådant som finns inne på gården, medan möjligheter och hot kommer utifrån. På mjölkgården kan en första genomgång till exempel se ut så här:

Steg 3: Ställ frågorna som gör analysen användbar

När rutorna är fyllda är nästa steg att använda frågorna för att fördjupa analysen. På mjölkgården kan frågorna ge följande diskussion:

• Vad kan vi själva påverka? Gården kan påverka rutiner, uppföljning, utbildning, arbetsfördelning och hur investeringen planeras.
• Vad behöver vi förhålla oss till? Ränteläge, byggkostnader, mjölkpris och regler är faktorer som gården inte styr över, men behöver räkna med.
• Har vi tillräcklig arbetskraft och kompetens för den nya lösningen? Familjen har god produktionskunskap, men behöver bygga kompetens kring robotmjölkning och planera för avbytare.
• Passar investeringen ihop med gårdens långsiktiga mål? Om målet är att fortsätta med mjölkproduktion och skapa en hållbar arbetsmiljö för nästa generation talar mycket för att investeringen passar in.
• Vilka svagheter måste åtgärdas innan vi bygger ut? Likviditeten behöver analyseras, bemanningen säkras och kunskapen om den nya tekniken stärkas.
• Vilka risker behöver vi ha en plan för? Gården behöver ha en plan för räntehöjningar, högre byggkostnader, teknikstörningar och en eventuell svagare mjölkmarknad.
• Vilka möjligheter kan investeringen öppna upp? Investeringen kan ge bättre arbetsmiljö, bättre djurvälfärd, effektivare uppföljning och en mer attraktiv arbetsplats.
• Vad säger personalen, familjen och rådgivarna? Deras inspel kan visa vilka lösningar som fungerar i vardagen och vilka frågor som behöver utredas innan beslut.

Steg 4: Prioritera det viktigaste

Allt i en SWOT-analys är inte lika viktigt. På mjölkgården kan tre punkter väga särskilt tungt: den goda djurhälsan och foderbasen, den tunga arbetsmiljön samt den ekonomiska risken med investeringen. Genom att prioritera blir det tydligare vad som behöver lösas innan beslutet tas.

Steg 5: Gör om SWOT-analysen till en handlingsplan

Det är först när analysen leder till åtgärder som den får verkligt värde. I exemplet kan handlingsplanen se ut så här:

• Använd styrkorna: bygg vidare på god djurhälsa, bra grovfoder och noggrann uppföljning i den nya lösningen.
• Minska svagheterna: gör en likviditetsplan, säkra bemanningen och planera utbildning i robotmjölkning.
• Ta vara på möjligheterna: använd investeringen för att förbättra arbetsmiljö, djurvälfärd och attraktiviteten som arbetsplats.
• Hantera hoten: gör känslighetsanalyser för ränta, mjölkpris och byggkostnader samt ta fram rutiner för teknikstörningar.

På så sätt blir SWOT-analysen mer än en lista. Den blir ett konkret stöd för att gå från idé till beslut. På så vis kan du se vilka frågor som behöver vara lösta innan investeringen genomförs. Analysen kan också tas fram igen senare i processen, till exempel när kalkylen är uppdaterad, offerter finns på plats eller när personal och rådgivare har lämnat sina synpunkter.

För att läsa vad en SWOT-analys är, se ”SWOT – enkelt verktyg för beslut”